中国水星消息（信息员 贾玺） 近日，四川省绵阳市水务集团档案规范化管理工作，顺利通过省一级达标测评验收。这标志着该公司档案管理继2006年以满分成绩获得“省二级档案规范化管理达标证书”后，再度跃上一个新的台阶。 　　近年来，随着经济社会的持续发展，城市供排水工作的精细化、规范化要求也越来越高。为了使城市供排水事业实现新突破、新发展，固本强基尤为重要。作为企业精细化管理的重要组成部分，绵阳水务集团创新理念，深思熟虑，认真从最基础性的档案工作抓起，从细微处着手，大力实施了档案规范化建设，进一步提高档案工作水平，以一流的档案管理服务企业生产发展的中心工作。 　　领导重视档案规范化管理氛围浓郁 　　绵阳水务集团注重强化档案目标管理。该集团把档案管理作为一项重要工作列入了领导工作日程，要求从行政档案到业务档案全部实施规范化管理，纳入年度目标考核，与奖惩挂钩。多次在公司会议上强调档案工作，积极开展档案管理培训和检查活动，切实解决人员、经费、设备等具体问题。 　　与此同时，绵阳水务集团落实档案管理机构和人员，调整充实了档案工作管理人员，配备了专职档案员4名，各业务部门和所属各公司设置了兼职档案员25名，逐步建立了集团公司领导分管、公司档案室主管、各部门专、兼职档案员协助管理的三级档案管理体系，形成了上下齐心合力、齐抓共管的良好局面，做到了领导、机构、制度、管理“四个统一”。 　　为了使档案规范化管理落实到位，绵阳水务集团积极从硬件和软件两个方面搭建平台。在硬件上加大投入，建立高标准档案室，该集团每年都为档案管理批设了专项资金。先后投资10余万元进行档案室改造，添置了档案专用密集架、书柜、空调等固定设施，还添置了光盘打印机、刻录机、计算机、高性能服务器等电子设备，档案保管的条件大为改善。档案室做到了设施设备齐全，切实达到“十防”要求。 　　搭建平台档案规范化管理创新发展 　　按照《档案法》和相关规定，绵阳水务集团集团结合自身档案工作情况，组织制定了《部门文件材料归档细则》、《绵阳市水务集团档案分类实施细则》等档案保管、保密、使用、归档、专职档案工作人员职责等各项业务规章制度和档案基础管理制度，初步形成了包含收集、移交、整理、鉴定、保管、利用、编研、开发等环节在内的一整套科学规范的档案管理运转流程，包括文书科技档案、会计档案、人事档案、底图档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等共计15大类，细分为30种小类，极大地丰富了档案室藏卷，保证了保存的档案门类齐全，结构合理，案卷质量符合规范，为档案工作实现规范化管理奠定了坚实基础。 　　同时，绵阳水务集团注重立卷归档工作质量化。根据不同档案门类和管理期限，在质量上做到了“四统一”，即统一按案卷排列顺序编制卷号；统一打印卷内文件目录；统一按类别规范归档文件目录；统一按顺序归档。近年来，由于绵阳水务集团重大建设项目的增多，为规范工程项目档案管理，该集团指定专职档案管理人员全程参与项目建设，进一步明确了项目档案归档范围、图纸编制和整理装订要求。要求施工、监理、建设单位对归档项目文件材料进行自查、审核，层层把关，建立工程项目竣工文件归档审查记录，从而有效保证了归档文件材料的完整齐全。 　　在灾后重建工作中，绵阳水务集团先后接受了国家、省、市各级单位的多次严格检查，规范的档案管理和资料，为上级部门了解工程项目进展，检查工程项目实施情况提供了准确、全面的资料，受到各级领导和部门的高度肯定。 　　几年来，绵阳水务集团一直坚持不懈强化管理，档案管理作为基础管理的重要环节，不更新，不变革就无法适应公司飞速发展的需要。因此，该集团创新工作思路，结合企业自身实际不断积极探索，在档案管理方面采取了多项改革措施。比如，自2003年开始推进户表工程，每年约有上千份竣工档案产生，为便于查找利用，绵阳水务集团改革了工程档案的分类和立卷方式，一个工程一个档案；为提高工作效率，该集团设计了户表工程档案样表，节约了立卷时间和成本。为避免设备、人事管理和档案管理分属不同部门，造成各自为政工作脱节的情况，档案管理人员主动沟通，将库存静态的设备、人事档案与公司动态的设备人事管理系统通过统一的编号联系起来，从而达到对设备、人事档案的精确管理和快速查询。 　　印章是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，随着企业的不断发展，也就相应会产生作废印章，为加强作废印章管理，绵阳水务集团将其纳入了档案管理体系，规范了作废印章处理流程，并设计订制了作废印章柜，对作废印章进行登记造册，集中统一管理，将其作为实物档案真实反映公司的历史变迁。另外，该集团还建立了企业的资信档案，自己设计并制作了资信档案袋；制订了奖牌奖状编号方法，设计定做奖牌档案柜，收录了奖牌63块。通过种种举措，让档案更好的服务于企业的生产经营管理工作。 　　信息主导档案管理实现网络信息化 　　随着企业的不断发展，档案的种类及数量急剧增加，绵阳水务集团紧紧围绕企业的生产经营，以“档案管理科学化、规范化、现代化”为目标，充分利用档案资源效能，建设档案信息化管理系统。1997年，绵阳水务集团开发出“档案计算机管理系统”单机版，实现了用计算机对档案进行管理，单机版管理系统的建立突破了传统的手工管理方式，实现了档案管理的计算机化，满足了公司日益增多的文件材料种类及数量的要求，保障了文件材料的完整与安全，过去粗放管理逐步走向了规范管理。 　　近年来，绵阳水务集团认识到了传统的机读目录管理方式的局限与落后，单机版本管理系统固有的缺陷难使其再承担大规模档案管理的需要。为适应信息化办公，结合档案资料的结构和实际情况，绵阳水务集团决定开发建设新的网络版“档案管理系统”。通过两年多时间的建设和试运行，2009年10月底，新系统通过验收合格，正式投入使用。 　　绵阳水务集团档案管理系统是典型的C/S模式，借以web站点形式进行操作，对不同操作级别划分不同仅限，保证每个授权用户都可以使用，整体上达到了分层实施，统一管理的目的。此套新档案管理系统的研发，充分贴合绵阳水务集团当前档案管理工作的实际，吸取并延续了原档案管理系统的优点，并就当前及今后一段时期的功能需求进行了模块研发，使系统更具科学性、严谨性，使用更加快捷、方便。整个系统分为档案管理、图书管理、系统管理、资料查询四大类。其中档案管理和图书管理支持利用、统计、报表等多项功能，对借阅文本的归还实现了系统定期统计、定期提醒；系统还加入了全文标识、电子版档案等新功能， 　　新的档案管理系统摆脱了封闭式的档案管理模式，集中统一了公司档案信息资源，最大限度实现了档案信息资源的共享，实现了全集团档案信息的无障碍交流与利用；优化了该集团档案管理流程，减少了多余流程及重复的手工操作，节约了运营成本。系统采用文件归档和案卷归档两种方式，每一种归档再细分为若干个流程：未分类、预归档、归档处理、编目入库、查询、权限授予、鉴定销毁、档案打印等。档案管理与网络平台实现了紧密结合，科学高效、信息化档案管理系统平台的建立，为绵阳水务集团档案管理工作的推进注入了新的活力。档案管理系统达到了预期目的，贴合了绵阳水务集团档案管理的实际需求，它的运行，标志着绵阳水务集团档案管理工作有了质的飞跃，也标志着该集团档案管理信息化迈上了一个新的台阶！ 　　2009年，绵阳水务集团共向新的档案管理系统导入3400多卷案卷，21000份文件，涉及数据十万多条，为确保导入数据的准确，档案管理人员逐一对照库藏文件核实修正，做到“帐物相符”。在做好年度归档工作的同时，绵阳水务集团还着重进行历年文书档案电子文件及工程图纸CAD电子文件的收集，尤其是行政文件，为数字档案信息化建设积累了宝贵的电子档案资源。 　　深化应用档案管理服务企业工作大局 　　档案管理的目的是开发和利用，把档案资料的“死信息”变成“活数据”服务于城市供排水事业是绵阳水务集团提升档案管理工作水平的最终目标。近年来，该集团在搞好档案管理的同时，积极搞好档案的开发与利用工作，为领导决策服务，为工程建设服务，为行政管理服务，提供了大量的档案资料。 　　该集团开展了档案电话查阅、开架阅览等服务，先后建立了企业资信证照档案、组织机构沿革及人事变动、国土证、房产证、各公司简介、户表工程结算表等十几种编研成果。绵阳水务集团从2009年开始，全面建设企业内控体系，建立的编研成果为体系建设提供了有效的历史管理制度资料，有力推动了内控体系建设工作的有序开展。档案室还注重在该集团的内部刊物和公司网站上进行投稿，介绍档案室工作情况，向职工广泛宣传档案。 　　为方便档案查询和借阅，档案室逐步完善了各种检索工具，形成《档案移交目录》、《图书移交目录》、《十大类档案案卷目录》、《底图档案目录》、《实物档案目录》、《磁性载体档案目录》、《编研目录》、《文号目录》、《全宗指南》等多种检索工具，覆盖了库藏档案的每个类别，大大提高了档案借阅和查询效率。近年来，该集团档案室先后为各部门和所属各公司提供借阅、协查档案4000多人次，提供利用档案6387件。近年来，绵阳水务集团在研究制定重大决策、措施和规划，生产经营、技改技革、重大项目建设等工作时，都注重从档案资料中寻找历史借鉴和依据，充分挖掘档案信息资源，更好地为生产经营服务。档案工作在绵阳水务集团的发展中起着越来越重要的作用。 　　档案是与人类依存千年的瑰宝。当今社会，档案管理工作在企业发展中具有了更为重要的作用，做好档案管理工作对于促进企业的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。绵阳水务集团将以档案规范化管理省一级为新的起点，在一起发展中，继续创新思路，多措并举，推动档案管理工作实现新的提高和飞跃。 （版权所有 转载须注明中国水星）